Nós falamos muito sobre cadastro de produtos aqui no blog, justamente porque ele é de total importância para o seu varejo. E o que observamos é que esse assunto ainda gera muitas dúvidas aos empresários e não recebe a atenção devida.
Sendo assim, resolvemos fazer um compilado com as melhores dicas que já demos até aqui para acabar de vez com todas as incertezas e inseguranças que cercam esse mundo. Você entenderá o que é o cadastro de produtos, como utilizá-lo e de que forma ele otimiza os processos dentro da sua empresa.
O QUE É CADASTRO DE PRODUTOS?
O cadastro de produtos corresponde a um processo para reunir as principais informações de um item ou produto que é colocado à venda. A partir desse registro, é possível gerar um código de barras único para esse item. Como o código de barras está presente na maioria dos produtos, principalmente no varejo, ele se torna vital para a operação e gestão de estoque e de vendas dos estabelecimentos comerciais.
De certo modo, essa é uma grande plataforma com produtos de todos os segmentos. Cada um deles recebe, de acordo com suas necessidades e características, um código único de identificação.
O cadastro de produtos é a base de uma gestão organizacional, sobretudo no setor varejista, que tem um grande volume de movimentação de mercadorias e onde os produtos possuem dados que mudam constantemente, como: preço de custo, preço de venda e tributação.
COMO ELE FUNCIONA E QUAL A FINALIDADE NA PRÁTICA?
Fazer o cadastro dos produtos é uma tarefa rotineira e obrigatória para quem compra e vende mercadorias. Para isso, alguns dados específicos do elemento devem ser informados, tal como o nome dos produtos, o tipo, o número individual pelo qual são identificados, custo unitário, preço de venda, nome de fornecedor e a classe a qual ele pertence, assim como a descrição geral (tamanho, peso, volume etc.).
Um ponto crucial desse processo é a correta tributação dos produtos, já que são muitos impostos ligados a um item. O PIS, COFINS, IPI e ICMS influenciam o resultado do seu negócio, razão pela qual a importância de se classificar corretamente todos os itens para o cálculo correto dos impostos.
Com todos esses dados reunidos em mãos, o monitoramento dos produtos se torna mais assertivo, resultando em uma melhoria de processos. Dessa forma, o departamento fiscal ou a contabilidade saberá exatamente quais os impostos que incidem sobre aquele produto comprado ou vendido, permitindo realizar a correta apuração de impostos. Sem isso, fica muito mais complicado saber o que se deve pagar e mesmo se está se pagando a mais.
Obviamente, quanto maior o número de produtos existentes na empresa, maior é a necessidade de organização. Entretanto, mesmo pequenos negócios podem ter um grande volume de movimentação de mercadorias. Assim, a fazer o cadastro de produtos é uma tarefa que deve ser feita independentemente do tamanho do empreendimento.
Vale destacar que é preciso manter a relação atualizada, já que um estoque normalmente tem uma grande movimentação diária, com mercadorias entrando e saindo. Perder-se em meio à falta de informações é bastante fácil, gerando problemas e prejuízos.
MAS E A CLASSIFICAÇÃO TRIBUTÁRIA DE MERCADORIAS, COMO FICA?
Se há um item que causa dúvidas e preocupações em quem trabalha com compra e venda de produtos (e também com contabilidade!) é a classificação fiscal de mercadorias.
Como a maioria dos itens é passível de tributação, é preciso uma boa organização para se saber exatamente o que será tributado e quanto de imposto está se pagando naquele determinado produto. Para isso é que existem o NCM e o GTIN.
No caso do NCM, trata-se de um código utilizado pelo governo para definir qual é o imposto que incide sobre determinada mercadoria, que envolve os seguintes tributos: PIS, Cofins, ICMS e IPI. Sendo assim, a correta definição da NCM do produto interfere diretamente na tributação da empresa. Muitas empresas ainda pagam errado o imposto e, por incrível que pareça, alguns pagam a mais sem saber. Daí a importância de se manter o cadastro de produtos atualizado.
Quando a empresa emite uma nota fiscal que está com a alíquota de ICMS errada, por exemplo, você não terá problemas com a Receita Federal se o imposto pago for maior do que o valor devido. Porém a sua loja estará perdendo dinheiro que poderia ser investido de outras maneiras. Já se for o contrário – acontecer um pagamento a menor – e o Fisco identificar, a empresa pode ser obrigada a pagar a diferença ou receber uma multa com valor significativamente alto.
ERROS MAIS COMUNS NO CADASTRO DE PRODUTOS
Entre os erros que costumam aparecer quando se faz uma revisão de cadastro de produtos podemos citar a duplicidade de item no cadastro. Ela ocorre pela falta de atenção ao que já está no banco de dados, o que afeta o controle de estoque e o inventário, ficando perceptível na Escrituração Fiscal digital (SPED ICMS), que contém registros específicos para os produtos. Um bom sistema fiscal pode resolver isso facilmente.
Outro erro é ter a vigência de códigos expirada. Isso acontece também por desatenção, já que os NCMs possuem data de início e fim de vigência. Quando isto não é observado, é detectável por auditores eletrônicos e pode causar erros e advertências na validação de declarações acessórias eletrônicas, atraindo a atenção do Fisco. E ninguém quer isso, não é mesmo?
E, entre os mais graves, está a tributação incorreta. Isso causa diferenças no recolhimento dos tributos para menor ou para maior, a legislação que os disciplina possuem hipóteses exclusão para os cálculos de fechamento como também o majoramento de algumas alíquotas. Pode gerar autuações e multas as empresas, pois o fisco tem o direito de verificar os últimos 5 anos da movimentação fiscal. É esse o ponto principal aqui!
Imagine o tamanho da frustração do varejista incapaz de localizar o seu próprio produto no estoque ou de se ver pagando os tributos de forma errada por um erro inicial!
REVISÃO DE CADASTRO DE PRODUTOS – QUAL SUA IMPORTÂNCIA?
O principal benefício é a tributação correta, já que o NCM é o identificador para determinar qual serão os tributos que incidirão nas operações de entrada ou saída da empresa nestes itens. Os tributos recorrentes são PIS, COFINS, IPI, IRPJ, CSLL e ICMS.
As legislações desses tributos abrangem benefícios como a isenção, base de cálculo reduzida, alíquota zero, antecipação tributária, e imunidade. No fechamento das apurações dos tributos quando devidamente se aplicam estes benefícios verifica-se considerável abatimento nos valores a pagar.
Outra vantagem é que estar em conformidade com a legislação evita fiscalizações do fisco federal e estadual, atualmente com a quantidade de declarações acessórias eletrônicas do sistema público de escrituração digital (SPED) a verificação destes NCMs se tornou mais ágil, assim como a percepção se eles estão incorretos.
Se você não consegue acompanhar as novidades e mudanças – o que é totalmente compreensível, tenha em mente investir em quem pode fazer isso por você. Garantimos que custa menos do que levar uma multa. Além do que o fisco tem 5 anos para identificar erros e aplicar autuações… vale a pena se expor dessa maneira?
Não acredite que um cadastro correto irá se manter se não houver acompanhamento. Sabemos que é um trabalho exaustivo, por isso, invista em sua empresa.
VANTAGENS DE INVESTIR EM UM SOFTWARE DE REVISÃO DE CADASTRO DE PRODUTOS
REDUÇÃO DE RISCOS
Logo de cara você já se beneficia com a possibilidade de poder identificar, calcular, mensurar e diminuir riscos na esfera tributária. Uma vez que o recolhimento de tributos obrigatórios, está, ou pelo menos deveria, no seu planejamento financeiro. Isso vai de encontro com a redução de prejuízos e da chance de penalidades fiscais.
IDENTIFICAÇÃO DE BENEFÍCIOS FISCAIS
Ta aí uma palavra que gostamos de ler: benefícios! E eles existem, sim, e estão à sua disposição para serem utilizados. Mas você só conseguirá identificar os créditos fiscais aos quais tem direito se fizer uma revisão tributária eficiente em seu negócio. Não aproveitar essa vantagem, também significa perder dinheiro.
PLANEJAMENTO TRIBUTÁRIO E DE PREÇOS
O planejamento tributário permite que você tenha uma visão 360º da sua empresa e consiga identificar os pontos cegos que vão exigir mais dedicação. Porque de nada adianta estar com uma parte do processo redonda, se tem algo de errado no meio do caminho. É como se você estivesse o tempo todo apagando incêndios e nadando sem sair do lugar.
Além disso, o uso da ferramenta também vai te alimentar com dados suficientes para que você consiga ter um panorama muito melhor no momento de comprar, e principalmente, de vender seus produtos, ajudando a precificar cada mercadoria. mantendo assim, um equilíbrio saudável entre saída e entrada de receita.
Este texto foi desenvolvido com base nos artigos abaixo que também estão disponíveis para leitura:
CLASSIFICAÇÃO TRIBUTÁRIA: A IMPORTÂNCIA NO CADASTRO DE PRODUTOS
CADASTRO DE PRODUTOS: FAÇA CERTO OU PERCA DINHEIRO!
ERRAR NA REVISÃO DE CADASTRO TRIBUTÁRIO DESTRÓI A EMPRESA
COMO AUMENTAR O SEU LUCRO COM A REVISÃO DE CADASTRO DE PRODUTOS?
AS VANTAGENS DE INVESTIR EM UM SOFTWARE DE REVISÃO TRIBUTÁRIA
Por Atracto
Você também pode gostar do artigo COMO ESCOLHER UM SOFTWARE DE GESTÃO PARA MERCADO?