Toda empresa que trabalha com venda de produtos precisa saber a importância do código de barras, já que isso faz parte da realidade de empresas de diversos tamanhos e segmentos, indo da indústria ao varejo. Por isso, vamos compreender como é a sua estrutura básica e descobrir como ele é desenvolvido para identificar diferentes produtos e serviços que serão comercializados.
Atualmente o código de barras é uma das principais ferramentas na automatização do processo de vendas. E não só isso: essa marcação já vem sendo usada na saúde e na internet também. Quer saber mais? Acompanhe a leitura!
Onipresença
É muito difícil achar qualquer produto que esteja nas prateleiras de um supermercado, por exemplo, que não tenha o código de barras. Ele existe há mais de 30 anos e facilita a automatização no processo de venda, de logística e movimentação de produtos.
Na área da saúde, é uma das principais ferramentas de segurança em hospitais, já que identifica as pessoas que circulam no recinto e possibilita, inclusive, medicação na hora certa, na dosagem certa, para o paciente certo. Quer um exemplo? Em maternidades, todos os bebês saem da sala de parto ou centro cirúrgico com no mínimo uma pulseirinha contendo o código de barras, assim como a mãe da criança. Os profissionais que cuidam desses pacientes também têm uma sequência numérica específica em seus crachás e o código pode ser visto inclusive nas portas dos quartos.
Nesse exemplo acima, um leitor de código de barras faz a identificação e permite controlar melhor tudo que acontece no prédio. O código de barras dá ao médico em um único clique todas as informações do paciente, e evita erros de digitação, ou outras falhas de comunicação entre departamentos.
Voltando à parte do varejo, toda empresa que quer crescer no mercado precisa de um código de barras para os seus produtos. Como já vimos, esse recurso facilita muito o rastreamento dos produtos e a identificação deles, servindo como uma forma de integração das mercadorias à cadeia de suprimentos.
As mercadorias que possuem essa identificação apresentam mais eficiência nos pontos de venda e facilitam as atividades dos varejistas, fabricantes e distribuidores. Além disso, o consumidor também pode ter uma melhor experiência de compra. Por ser padronizado, um mesmo código pode ser utilizado por várias empresas em uma cadeia produtiva.
O que é realmente o código de barras?
Uma boa definição do código de barras é dizer que é a representação gráfica dos números que são informados (aqueles que ficam logo abaixo). Como cada item possui um código diferente, a identificação é única e 100% assertiva.
Assim, cada uma das mercadorias expostas em um supermercado, por exemplo, possuem sua identificação, que é lida no momento em que o consumidor passa no caixa. Esse código também ajuda no controle do estoque e em outros processos.
Qual a composição do código de barras?
O código de barras possui uma composição própria de base alfanumérica, composta por 13 números. Os três primeiros indicam o país de origem da mercadoria — o brasileiro é 789 e 790. Os cinco núneros representam o código da empresa. Os próximos quatro são referentes ao produto em si (seu número de identificação) e o último é um dígito verificador que é calculado com base na sequência anterior. Este dígito dá segurança no processo.
As barras que permitem a leitura óptica são feitas de combinações entre os algarismos zero e 1, que formam os números de zero a 9. Quando o leitor do código de barras é acionado, ele faz o cálculo para estipular este último dígito. Se não conferir com o que está estampado no código, a leitura não será feita. Isso pode dizer que há algo errado.
Como curiosidade, é legal saber que nem todos os países são identificados por três dígitos. Os Estados Unidos, por exemplo, têm apenas um número.
Hoje, a principal aplicação do código de barras é feita pelo setor hipermercadista, que inclusive foi quem puxou a implementação do padrão no Brasil.
O que é o GTIN?
GTIN é o anagrama em inglês de Global Trade Item Number (ou Número Global de Item Comercial) e foi desenvolvido no país pela GS1 Brasil, que detém seu controle de uso. A GS1 é uma associação multissetorial sem fins lucrativos, que tem como propósito implementar e disseminar padrões de identificação de produtos, como código de barras, conforme diz o site da empresa.
De forma resumida, podemos dizer que GTIN é um termo para descrever toda a família de identificação das estruturas de dados GS1 para itens comerciais (produtos e serviços). Os GTINs podem ter o tamanho de 8, 12, 13 ou 14 dígitos e podem ser construídos utilizando qualquer uma das quatro estruturas de numeração dependendo da aplicação.
Essa chave global identifica um determinado item comercial que precisa ser precificado. Requisitado ou faturado, o GTIN pode identificar o item em qualquer momento em que ele aparecer na cadeia de suprimentos. Depois que você determina um determinado GTIN para um produto, ele jamais poderá ser alterado ou utilizado em outro item.
Para que serve o GTIN?
Ele é utilizado para a recuperação de informações que já haviam sido previamente definidas e que irão abranger todo o processo produtivo, indo, assim, desde a matéria-prima até o produto acabado. A utilização da sigla serve para descrever uma “família” ou, ainda, um grande código de identificação das estruturas de dados da GS1, tanto para mercadorias quanto para serviços.
E o que isso tem a ver com nota fiscal?
Se você trabalha com a venda de produtos que possuem código de barras (GTIN), já deve ter ouvido falar que é obrigatório inserir esse código de barras na NF-e, certo? Porém, só é possível emitir nota fiscal eletrônica informando um código de barras válido.
Essa exigência que, a princípio, pode parecer desnecessária, na realidade garante mais agilidade para os processos logísticos, segurança e rastreabilidade para as entradas.
Desde 2011, quem realiza a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) se depara com dois campos disponíveis para preenchimento: cEAN e cEANTrib. O primeiro corresponde ao código de barras do produto que está sendo faturando na NF-e, enquanto o segundo diz respeito ao código de barras do produto que será tributado, como a unidade de venda no varejo, por exemplo. Assim, os empresários devem preencher o campo específico para o código de acordo com a Numeração Global de Item Comercial (GTIN).
Para ficar mais fácil para entender, imagine que você comprou 12 caixas de um produto e cada caixa é composta por 9 latas. O faturamento foi feito por caixas, mas a unidade tributável é a lata. Nesse caso, o cEAN é o GTIN da caixa que possui 9 latas. Já o cEANTrib é a numeração da lata em si.
E como se deve preencher a NF-e?
Para o correto preenchimento, é necessário seguir o que está descrito no bloco I do anexo I do Manual de Orientação do Contribuinte (MOC), versão 6.0.:
– Campo cEAN: a descrição traz o GTIN e a observação apresenta um dos seguintes códigos: GTIN 8, GTIN-12, GTIN-13 ou GTIN-14. O número da TAG não deve ser informado se o produto não contiver esse código;
– Campo cEANTrib: a descrição traz o GTIN da unidade tributável, sendo ele o GTIN 8, GTIN-12, GTIN-13 ou o GTIN-14.
Quais as vantagens do GTIN na NF-e?
Além de diminuir a possibilidade de desvio, falsificação ou fraude, que é alcançado pelo GTIN – que possibilita o rastreio do produto em qualquer lugar que esteja na cadeia de suprimentos -, existem outras vantagens da obrigatoriedade do código de barras na NF-e, tais como:
– Automação no recebimento de mercadorias;
– Mais eficiência no controle do estoque;
– Melhoria da conferência do pedido enviado com a nota fiscal eletrônica recebida;
– Existência de um código único para fazer o controle dos produtos;
– Rastreabilidade das mercadorias.
O Brasil foi o país pioneiro nessa exigência, uma vez que o código de barras foi amplamente adotado em produtos comercializados. Esse sistema é composto por várias informações, que agilizam a compra de mercadorias e melhoram a organização de estoque, preço, valor para venda etc.
É importante destacar que, antes de 2011, a nota fiscal eletrônica já continha o campo específico para inserção do código de barras, mas essa ação não era obrigatória. A mudança visou justamente melhorar a gestão e o controle de produtos.
Outra coisa que é importante frisar: a obrigatoriedade é válida em todo o território nacional para empresas que comercializam produtos que possuem códigos de barras na embalagem. Caso essa exigência não seja cumprida, a empresa pode sofrer autuação, sendo que o valor da multa varia conforme o estado.
Conclusão
Sempre que emitir uma NF-e de produtos que contenham o GTIN, o código de barras da GS1, é preciso fazer a inserção desse código diretamente na nota fiscal. Assim, você garante mais agilidade e melhoria em seus processos.
Isso evita problemas com as exigências fiscais e tributárias brasileiras e garante que a sua empresa esteja de acordo com a legislação.
Ficou alguma dúvida? A Alerta Fiscal é especialista em cadastro de produtos com código de barras. Entre em contato e saiba o que podemos fazer por você!